業務DX化のご提案
Google Workspace 導入について

Google Workspaceに保存したデータは、Googleが許可なくAIモデルの学習に使用することはありません。プロンプトの内容・生成された回答・保存ファイルのいずれも、組織外で利用されることはなく、広告ターゲティングにも使用されません。安心してGeminiを業務に活用していただけます。

「誰が・どこから・どんな端末で」アクセスしているかをリアルタイムで判断し、条件を満たさない場合はアクセスをブロックする仕組みです。IDとパスワードが合っていても、許可されていない環境からはアクセスできません。

ファイルの中身を自動スキャンし、機密情報が含まれていた場合に外部共有を自動ブロックまたは警告する機能です。マイナンバー・運転免許証番号・口座番号などのパターンをGoogleがあらかじめ用意しており、人の目による確認に頼らずシステムが守ります。

業務で使用するスマートフォン・PCを管理コンソールから一元管理できます。特に重要なのは、端末紛失・盗難時に遠隔でデータを消去（リモートワイプ）できる機能です。相続案件の機密情報が入ったスマホが他人の手に渡るリスクを即座に断てます。

終了案件はDrive内の「蔵」フォルダに格納し、NotebookLMやGeminiを使って時間のあるときに内容を精査・整理できます。過去のWord・Excelデータも読み込んで自動分類が可能です。

データの復元について：削除したファイルはゴミ箱に30日間保持されます（ユーザー自身で復元可）。ゴミ箱を空にした後も、管理コンソールから25日以内であれば管理者が復元できます。最長で約55日間は復元可能です。※この機能はすべてのWorkspaceプランで利用できます。

法的・業務的な目的でデータを長期保存・検索・証拠保全するアーカイブ機能です。「金庫」のイメージ通り、ユーザーが削除してもVault内にはデータが残り続けます。相続案件は数年後に「あの時どういうやり取りをしたか」が問題になることがあり、Vaultはそのリスクに備える機能です。

• 保持ルール設定：「Gmailは5年保持」「Driveのファイルは10年保持」などルールを設定すると、削除されてもVaultに残る
• ホールド（訴訟保全）：「この案件のデータは削除禁止」とロック。法的紛争時の証拠保全に
• 検索・エクスポート：「2023年の田中様とのやり取りをすべて出して」など、キーワードや期間で検索して取り出せる

過去のWord・Excelをそのまま読み込ませ、AIが整理・一覧化してくれます。以後の更新も半自動化できます。

相手がGoogleアカウントを持っていなくても共有できます。URLリンクを送るだけ、またはメールアドレスを指定して招待するだけで、相手はブラウザで開くだけでOKです。アプリのインストールも、アカウント登録も不要です。

Enterprise Standardでは、共有に関するセキュリティが一段と強化されます。